Por qué trabajar con prioridades no suele funcionar.

“Hay una lucha constante entre las cosas que son urgentes y las cosas que son importantes y con demasiada frecuencia, las urgentes ganan” ~ “La Tiranía de lo Urgente”, Charles E. Hummel, 1967.

Los sistemas de gestión tradicionales, tanto personales como empresariales, se basan en la asignación de prioridades a cada uno de los proyectos o acciones a realizar. Es tan habitual que, en mayor o menor medida, todos estamos acostumbrados a trabajar de esa manera.

El problema de asignar prioridades a las tareas es que, normalmente, lo hacemos según su urgencia en vez de su importancia. Al asignar prioridades a lo más urgente, las cosas menos urgentes no se hacen nunca. Bueno, hasta que producen una crisis; entonces, en buena lógica, pasan a ser urgentes. De esta manera, entramos en un círculo vicioso, en el que estamos siempre actuando en situación de emergencia. Tenemos siempre muchas cosas urgentes que hacer y la agobiante sensación de no tener tiempo para nada. ¿Te suena?

Para romper esta dinámica, es necesario hacer un alto en el camino y analizar todos nuestros proyectos, tanto los que están en marcha como los que tenemos pendientes. Y decidir en qué proyectos es importante—no urgente—avanzar. La mayoría de las crisis ocurren porque, en su momento, decidimos que algo no era prioritario.

La “prioridad” de las cosas debe estar marcada por nuestro compromiso a realizarlas. Todo aquello que estamos comprometidos a hacer se encuentra en nuestra lista de proyectos. Todo aquello que nos gustaría hacer en el futuro, pero con lo que todavía no estamos comprometidos, está en la lista de algún día/tal vez.

Para decidir si nos comprometemos con un proyecto o acción, hemos de tener claros nuestros objetivos finales. ¿Cuáles de esos proyectos, pequeños o grandes, nos llevarán a alcanzar nuestros objetivos? ¿Cuáles nos hacen perder el tiempo?

Ten cuidado con los emails de cada día, con las llamadas de teléfono y con el compañero de trabajo que te pide cualquier cosa mientras os tomáis un café. Evita caer en la tiranía de lo urgente y ten presente qué es lo realmente importante cuando establezcas tus prioridades.

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